Leitfaden
Digitale Hausverwaltung: Funktionen, Anbieter, Kosten
Was ist eine digitale Hausverwaltung?
Eine digitale Hausverwaltung bezeichnet eine Hausverwaltung, die ihre Kernprozesse — Buchführung, Belegfluss, Abrechnungen, Beschlussfassungen, Mieter- und Eigentümerkommunikation — über ein Online-Portal abwickelt. Der entscheidende Unterschied zur klassischen Hausverwaltung liegt nicht in der Rechtsform oder den Pflichten, sondern in den verwendeten Werkzeugen.
Eine WEG-Verwaltung ist auch dann an § 27 WEG (Aufgaben) und § 28 WEG (Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung) gebunden, wenn sie das Portal als zentrale Arbeitsumgebung nutzt. Die Mietverwaltung unterliegt weiterhin den Vorgaben des BGB, der BetrKV und der HeizkostenV. Was sich ändert, ist die Geschwindigkeit der Bearbeitung, die Transparenz für Eigentümer und Beirat sowie die Nachvollziehbarkeit jeder einzelnen Buchung.
Welche Leistungen umfasst eine digitale Hausverwaltung?
Der Funktionsumfang variiert zwischen Anbietern erheblich. Eine vollständige digitale Hausverwaltung deckt mindestens die folgenden Bereiche ab:
- Mieter- und Eigentümer-Portal mit Single-Sign-On
- Online-Belegprüfung mit KI-gestützter Klassifikation
- Digitale Nebenkostenabrechnung nach BetrKV und HeizkostenV
- WEG-Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG inkl. Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG
- Beschluss-Sammlung digital, jederzeit für Eigentümer einsehbar
- Hybride und virtuelle Eigentümerversammlungen mit formaler Vorprüfung von Ladung, Tagesordnung und Niederschrift (rein virtuell nach Beschluss der Gemeinschaft)
- Ticketsystem für Mängel und Schäden mit Handwerker-Koordination
- DATEV-Export für Steuerberater, BWA-Auswertungen für Beiräte
- SEPA-Lastschrifteinzug für Hausgeld und Miete mit Mandatsverwaltung
- Bankimport von Kontoauszügen (CSV/MT940)
Reine Software-Anbieter (Property-Management-Software ohne eigene Verwalterleistung) liefern Werkzeug, übernehmen aber keine Verwaltung. Vesalo kombiniert beides: eigene Verwalter-Leistung plus die zugehörige Plattform.
Klassisch vs. digital: Vergleich typischer Aufgaben
Die folgende Übersicht zeigt sechs konkrete Aufgaben, die in jeder Hausverwaltung anfallen — einmal in der klassischen, einmal in der digitalen Variante.
| Aufgabe | Klassisch | Digital |
|---|---|---|
| Belegprüfung durch Beirat | Termin in der Verwalterzentrale, Aktenordner durchblättern, Notizen auf Papier — typisch ein Halbtag pro Jahr. | Belege im Portal, Filter nach Konto und Monat. Beirat kann Fragen direkt am Beleg hinterlegen, Verwalter antwortet im selben Faden. |
| Schaden melden (Mieter) | Mieter ruft an oder schreibt Brief. Verwalter erfasst, kontaktiert Handwerker, ruft Mieter zurück — vier Telefonate, drei Tage. | Mieter macht zwei Fotos im Portal, Ticket entsteht automatisch. Handwerker-Zuordnung läuft, alle Beteiligten sehen den Stand live. |
| Jahresabrechnung | Excel oder kostenpflichtige Verwalter-Software, manueller Versand per Post an alle Eigentümer und Mieter. | Aus dem Buchungsbestand generiert, automatische Plausibilitätsprüfung, digitaler Versand. Empfänger sehen Belege direkt am Posten. |
| Eigentümerversammlung | Einberufung per Post (vier Wochen Vorlauf), Anwesenheit vor Ort, Protokoll per Post nach drei Wochen. | Hybride Versammlung mit Live-Übertragung. Beschluss-Sammlung wird unmittelbar nach Versammlung aktualisiert. |
| Verwaltervertrag | Aktenordner beim Verwalter, Eigentümer haben oft nur eigene Kopie aus der Beschlussfassung. | Vertrag im Portal, jederzeit einsehbar. Änderungen werden versioniert mit Beschluss-Referenz dokumentiert. |
| Wechsel der Verwaltung | Aktenkartons werden physisch übergeben, Datenmigration manuell — Lücken sind die Regel. | Strukturierte Daten-Übergabe per Export (CSV, DATEV, PDF-Bundle). Lückenlose Historie ab dem Übernahmestichtag. |
Für wen eignet sich eine digitale Hausverwaltung?
Drei Gruppen profitieren in der Praxis besonders stark vom digitalen Ansatz:
Wohnungseigentümergemeinschaften
WEGs profitieren am stärksten: Die Beleg-Transparenz löst das Vertrauensproblem zwischen Beirat und Verwalter, virtuelle Versammlungen senken die Hemmschwelle für Beschlussfassungen.
Vermieter mit 1–20 Einheiten
Berufstätige Eigentümer, die selbst nicht in der Region wohnen oder keine Zeit für klassische Verwalterkommunikation haben. Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Schadensbearbeitung — alles digital nachvollziehbar.
Verwaltungsbeiräte
Beiräte tragen Mitverantwortung für die Korrektheit der Jahresabrechnung. Digitale Belegprüfung reduziert den Aufwand von einem Arbeitstag auf etwa zwei Stunden pro Wirtschaftsjahr.
Weniger geeignet ist der Ansatz für Eigentümergemeinschaften, in denen ein nennenswerter Anteil der Mitglieder kategorisch keine elektronischen Werkzeuge nutzt — auch wenn Vesalo Papier-Post als Parallelweg anbietet, verschiebt sich der Vorteil dann auf die Verwalter-Seite.
Rechtliche und technische Voraussetzungen
Damit eine digitale Hausverwaltung rechtssicher arbeiten kann, müssen zwei Ebenen erfüllt sein.
Rechtliche Voraussetzungen
- Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 S. 1 Nr. 4 GewO für die WEG- und Wohnraum-Mietverwaltung; zuständig ist die nach Landesrecht bestimmte Behörde.
- Vermögensschadenhaftpflicht nach § 15 MaBV mit Mindestdeckungssumme.
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit dokumentiertem Verarbeitungsverzeichnis, AV-Verträgen mit allen Subprozessoren.
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB (sechs Jahre für Geschäftsbriefe, zehn Jahre für Buchungsbelege und Abrechnungen).
Technische Voraussetzungen
- Hosting in der EU, idealerweise in Deutschland (Bayern und Hessen bieten die meiste regionale Auswahl).
- Transportverschlüsselung (TLS 1.3) für alle Verbindungen, Daten-Verschlüsselung bei der Ablage.
- Tägliche Backups mit Punkt-in-Zeit-Wiederherstellung von mindestens 30 Tagen.
- Datenexport im strukturierten Format (CSV, DATEV, PDF-Bundle) für den Fall eines Verwalterwechsels.
So arbeitet Vesalo digital
Vesalo strukturiert die Verwaltung in sechs Phasen, die für jede WEG und jedes Mietobjekt gleich aufgebaut sind.
Schritt 1
Bestand erfassen
Vorhandene Verträge, Bankverbindungen und offene Posten werden ins Portal übertragen. Dauer: zwei bis vier Wochen, abhängig von der Datenqualität des Vorverwalters.
Schritt 2
Eigentümer und Mieter einladen
Jeder Beteiligte erhält einen persönlichen Portalzugang per E-Mail. Wer keinen nutzen möchte, erhält weiterhin Papier-Post.
Schritt 3
Tagesgeschäft digital
Belege werden ein- oder hochgeladen, automatisch klassifiziert, vom Verwalter geprüft und freigegeben. Buchung läuft in den Buchungsbestand.
Schritt 4
Beschlüsse und Versammlungen
Einberufung digital, hybrid oder virtuell — je nach Beschluss der Gemeinschaft. Beschluss-Sammlung wird unmittelbar aktualisiert.
Schritt 5
Jahresabrechnung
Wirtschaftsplan und Abrechnung entstehen aus dem Buchungsbestand. Belege bleiben am Posten verlinkt — die Plausibilitätsprüfung läuft maschinell, der finale Versand erst nach manueller Kontrolle.
Schritt 6
Archivierung
Alle Dokumente werden zehn Jahre archiviert (§ 257 HGB, § 147 AO) und sind für Eigentümer und Beirat jederzeit abrufbar.
Was kostet eine digitale Hausverwaltung?
Die Verwaltervergütung in Deutschland richtet sich nach Anzahl der Einheiten und Komplexität des Objekts. Drei Werte sind für die Einordnung relevant:
Mietverwaltung
26,99 €
pro Einheit und Monat, inkl. aller Kosten, kein USt-Ausweis gemäß § 19 UStG
WEG-Verwaltung
36,99 € – 26,99 €
je nach Größe, pro Einheit und Monat, inkl. aller Kosten, kein USt-Ausweis gemäß § 19 UStG
Im Preis enthalten
0 € extra
Abrechnung, ordentliche Versammlung, Portale für Eigentümer und Mieter — keine Mindestpauschale
Zusatzleistungen wie Sondereigentumsverwaltung, Sonderumlage-Bewirtschaftung oder die Begleitung von Bauvorhaben werden separat ausgewiesen. Eine ausführliche Aufstellung findet sich auf der Preise-Seite.
Checkliste: digitale Hausverwaltung auswählen
Die folgenden zehn Kriterien helfen, einen Anbieter belastbar einzuordnen. Sie sind die Grundlage, anhand derer Beirat und Eigentümer eine Verwaltung beauftragen sollten — unabhängig davon, ob das Werkzeug digital oder analog ist.
- 1Hosting in Deutschland: Anwendung und Datenbank im Rechenzentrum Nürnberg, benannte Auftragsverarbeiter für Dateiablage, Mailversand und KI
- 2Vermögensschadenhaftpflicht in mindestens marktüblicher Höhe
- 3Erteilte Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 S. 1 Nr. 4 GewO
- 4Persönlicher Ansprechpartner statt anonymes Ticket-Postfach
- 5Klarer Leistungskatalog mit Preisen ohne versteckte Zusatzkosten
- 6Datenübernahme aus der Vorverwaltung wird übernommen
- 7Kündigungsfrist und Datenherausgabe vertraglich geregelt
- 8Zertifizierter Verwalter (§ 26a WEG) oder gleichgestellter Abschluss nach § 7 ZertVerwV
- 9Transparente Belegprüfung ohne zeitliche Begrenzung
- 10Beleg- und Vertragshistorie auch nach Vertragsende für 12 Monate abrufbar
Häufige Fragen
Was unterscheidet eine digitale Hausverwaltung von einer klassischen?
Eine digitale Hausverwaltung führt sämtliche Prozesse — Belegfluss, Abrechnungen, Beschlüsse, Mieter- und Eigentümerkommunikation — über ein Online-Portal. Klassische Verwaltungen arbeiten mit Aktenordnern, Papier-Post und Telefonketten. Inhaltlich sind beide an dieselben gesetzlichen Vorgaben gebunden (BGB, WEG, BetrKV, HeizkostenV); der Unterschied liegt in Geschwindigkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Ersetzt die digitale Verwaltung den persönlichen Ansprechpartner?
Nein. Digital bezeichnet die Prozess-Ebene, nicht die Beziehung. Bei Vesalo bleibt ein fester Ansprechpartner für jede WEG und jedes Mietobjekt zuständig — erreichbar werktags ohne Warteschleife. Das Portal entlastet alle Beteiligten von Routinekorrespondenz, ersetzt aber keine Eigentümerversammlung, kein Beratungsgespräch und keine Vor-Ort-Begehung.
Ist eine WEG-Versammlung online überhaupt zulässig?
Ja, in zwei Formen. Hybrid — vor Ort, einzelne Eigentümer online zugeschaltet — ist seit der WEG-Reform 2020 zulässig, wenn die Eigentümer das beschließen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Rein virtuell, ohne Versammlungsort, tagt eine Gemeinschaft nach einem Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, gültig für längstens drei Jahre (§ 23 Abs. 1a WEG). Wurde die virtuelle Versammlung vor dem 1.1.2028 beschlossen, findet bis einschließlich 2028 jährlich eine Präsenzversammlung statt, sofern die Eigentümer nicht durch einstimmigen Beschluss darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG). Beschlüsse aus Online-Versammlungen sind rechtsverbindlich, sofern die Online-Form beschlossen ist; Fehler — etwa bei der Einberufung oder der Identifikation der Teilnehmer — machen Beschlüsse anfechtbar.
Was kostet eine digitale Hausverwaltung pro Einheit?
Mietverwaltung kostet bei Vesalo 26,99 € pro Einheit und Monat, die WEG-Verwaltung ist nach Größe gestaffelt: 1–4 Einheiten 36,99 €, 5–9 Einheiten 33,99 €, 10–29 Einheiten 30,99 €, ab 30 Einheiten 26,99 € (alle Preise inkl. aller Kosten, kein USt-Ausweis gemäß § 19 UStG, ohne Mindestpauschale). Im Preis enthalten sind Abrechnung, ordentliche Versammlung (online oder hybrid) und die Portale für Eigentümer und Mieter — Leistungen, die klassische Verwaltungen oft einzeln berechnen. Der digitale Ansatz senkt vor allem die Bearbeitungszeit und macht jeden Vorgang nachvollziehbar.
Wer haftet, wenn etwas im Portal falsch berechnet wird?
Die Hausverwaltung haftet gegenüber WEG und Eigentümern für die ordnungsgemäße Erstellung von Abrechnungen — unabhängig davon, ob die Werkzeuge digital oder analog sind. In Vesalo wird jede maschinell erstellte Abrechnung manuell vor Versand geprüft; die Vermögensschadenhaftpflicht deckt Fehler der Verwaltungstätigkeit ab.
Können ältere Mieter und Eigentümer das überhaupt bedienen?
Das Portal ist nicht zwingend zu nutzen — auf Wunsch erhalten Sie Einladung, Protokoll und Abrechnung per Post, ohne Aufpreis. Wer das Portal nutzt, sieht Belege jederzeit und meldet Schäden in wenigen Sekunden.
Wo liegen die Daten? Ist das DSGVO-konform?
Anwendung und Datenbank mit allen Mieter- und Eigentümerdaten laufen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Rechenzentrum Nürnberg). Die Verarbeitung erfolgt nach DSGVO und BDSG; Subprozessoren (Dateiablage, Mailversand, KI-Auswertung) sind in der Datenschutzerklärung benannt — einzelne davon sitzen in den USA, die Übermittlung beruht dann auf Standardvertragsklauseln. Vesalo handelt für WEG-Daten als Verwalter (Verantwortlicher), für Mieterdaten als Auftragsverarbeiter des Vermieters.
Kann ich von meiner aktuellen Hausverwaltung zu Vesalo wechseln?
Bei einer WEG kann die Gemeinschaft den bisherigen Verwalter jederzeit abberufen; sein Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Bei der Mietverwaltung regelt der bisherige Verwaltervertrag die Kündigungsfrist. Mietverwaltung übernehmen wir, sobald die Erlaubnis nach § 34c GewO erteilt ist; WEG-Mandate erst mit Zertifizierung und Erlaubnis — die Datenmigration ist dann Teil des Wechsels: Stammdaten, offene Posten, laufende Verträge, historische Abrechnungen. Der Wechsel selbst dauert in der Regel zwei bis vier Wochen.
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