Leitfaden für Eigentümergemeinschaften
WEG-Verwaltung: Aufgaben, Pflichten, Kosten, Auswahl
Was ist eine WEG-Verwaltung?
Eine WEG-Verwaltung verwaltet das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie ist nicht zu verwechseln mit der Mietverwaltung, die ein einzelner Vermieter für sein Sondereigentum beauftragt — viele Verwaltungen bieten beides an, die Rechtsgrundlagen sind aber unterschiedlich.
Die WEG-Verwaltung handelt im Auftrag der gesamten Gemeinschaft auf Grundlage des Verwaltervertrags und der gefassten Beschlüsse. Sie ist seit der WEG-Reform 2020 nach § 9b WEG gesetzliche Vertreterin der Gemeinschaft gegenüber Dritten — eine Stärkung der Verwalterposition, die früher umstritten war.
Aufgaben nach § 27 WEG
Der Verwalter trifft nach § 27 Abs. 1 WEG die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Weitere Befugnisse kann die Gemeinschaft durch Beschluss einräumen (§ 27 Abs. 2 WEG). In der Praxis fallen darunter acht Kernbereiche:
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
Erstellung nach § 28 WEG inkl. Vermögensbericht. Plausibilitätsprüfung vor Versammlungs-Versand.
Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung
Einberufung mit Tagesordnung (drei Wochen Frist ab Zugang), Beschlussvorlagen, Protokollierung, Versand des Protokolls.
Beschluss-Sammlung
Fortlaufende Pflege nach § 24 Abs. 7 WEG, mit Datum, Beschluss-Nr., genauem Wortlaut und Bezug zur Versammlung.
Hausgeld und Mahnwesen
Monatlicher Einzug per SEPA-Lastschrift, Überwachung der Eingänge, gestaffeltes Mahnwesen mit Beirat-Abstimmung.
Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
Beauftragung und Überwachung von Reparaturen, Wartungen, Notdienst-Einsätzen im Rahmen der Beschlüsse.
Bankkonto-Führung und Liquiditätsplanung
Die Konten lauten auf die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 9a WEG), getrennt vom Verwaltervermögen. Liquiditätsplanung für absehbare Maßnahmen.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Heizkostenverordnung, BetrKV, Verkehrssicherungspflichten, Datenschutz, steuerliche Meldepflichten.
Vertretung der Gemeinschaft nach außen
Beauftragung von Handwerkern, Korrespondenz mit Behörden. Der WEG-Verwalter vertritt nur die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 1 WEG). Die Mietverwaltung für einzelne Eigentümer ist eine eigene Leistung (Sondereigentumsverwaltung) mit eigenem Vertrag.
Verwaltungsbeirat: Rolle und Befugnisse
Der Verwaltungsbeirat nach § 29 WEG ist das Bindeglied zwischen Gemeinschaft und Verwalter. Er besteht aus einem oder mehreren Eigentümern, die unentgeltlich tätig werden (Aufwandsersatz möglich).
Seine wichtigste Pflicht ist die Vorprüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung — der Beirat empfiehlt der Versammlung die Beschlussfassung oder weist auf Korrekturbedarf hin. Mit digitaler Belegprüfung reduziert sich der Zeitaufwand dafür von typischerweise einem Halbtag auf etwa zwei Stunden pro Wirtschaftsjahr.
Wichtig: Der Beirat hat keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter. Er kann Entscheidungen vorbereiten und kontrollieren, aber nicht selbst treffen — das ist Sache der Gemeinschaft durch Beschluss.
Eigentümerversammlung und Beschlüsse
Die Eigentümerversammlung ist das oberste Entscheidungsorgan der WEG. Sie tagt mindestens einmal jährlich. Seit der WEG-Reform 2020 können Eigentümer online an der Versammlung teilnehmen, wenn die Gemeinschaft das mit einfacher Mehrheit beschließt (hybrid, § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG); rein virtuell tagt die Gemeinschaft erst nach einem Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, gültig für längstens drei Jahre (§ 23 Abs. 1a WEG). Die Versammlung ist beschlussfähig, unabhängig vom Anteil der anwesenden Eigentümer — wer fernbleibt, überlässt die Entscheidung den Anwesenden, im Zweifel einer kleinen Minderheit. Genau deshalb senken wir die Hürde: Online-Teilnahme vom Sofa aus, ohne Saalmiete und Anfahrt, bringt mehr Eigentümer an den Tisch und macht Beschlüsse breiter und anfechtungsfester.
| Aufgabe | Klassisch | Digital |
|---|---|---|
| Einberufung | Brief per Post an alle Eigentümer, drei Wochen Vorlauf. | Einladung per E-Mail mit PDF oder per Post (Textform, § 24 Abs. 4 WEG), zusätzlich im Portal. |
| Teilnahme | Anwesenheit vor Ort. Eigentümer mit Wohnsitz im Ausland reisen an oder erteilen Vollmacht. | Online oder hybrid, sobald Ihre Gemeinschaft es beschließt; ohne Beschluss vor Ort. Beides im Preis enthalten. Hybrid heißt: Präsenz plus Live-Übertragung mit interaktiver Abstimmung. Vollmacht bleibt möglich. |
| Beschluss-Sammlung | Aktenordner beim Verwalter, Eigentümer fordern Einsicht schriftlich an. | Im Portal jederzeit abrufbar, mit Volltextsuche und Verknüpfung zur ursprünglichen Versammlung. |
| Belegprüfung durch Beirat | Termin in der Verwalter-Geschäftsstelle, Aktenordner durchgehen, Notizen auf Papier. | Belege im Portal sortiert nach Konto und Monat, Fragen direkt am Beleg, Verwalter antwortet im selben Faden. |
Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst (§ 25 Abs. 1 WEG), sofern Gesetz oder Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsehen. Bauliche Veränderungen kann die Gemeinschaft seit der Reform 2020 mit einfacher Mehrheit beschließen (§ 20 Abs. 1 WEG) — außer sie gestalten die Anlage grundlegend um oder benachteiligen einen Eigentümer unbillig (§ 20 Abs. 4 WEG). Wer die Kosten trägt, regelt § 21 WEG.
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
Beide Dokumente regelt § 28 WEG. Der Wirtschaftsplan ist die Vorausschau für das kommende Wirtschaftsjahr und Grundlage der monatlichen Hausgeldzahlungen. Die Jahresabrechnung ist der Rückblick: Sie stellt tatsächliche Einnahmen und Ausgaben dar und ermittelt eine Abrechnungsspitze (Nachzahlung oder Erstattung) pro Eigentümer.
Zusätzlich erstellt der Verwalter seit der WEG-Reform 2020 jährlich einen Vermögensbericht für jeden Eigentümer (§ 28 Abs. 4 WEG). Er zeigt den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen. Der Vermögensbericht ist ein eigenes Dokument und wird nicht beschlossen.
Der Wirtschaftsplan gilt je Kalenderjahr, die Jahresabrechnung folgt nach dessen Ablauf. Das WEG nennt keine Frist; üblich sind drei bis sechs Monate nach Jahresende.
Was kostet eine WEG-Verwaltung?
Die Verwaltervergütung wird typischerweise pro Einheit und Monat berechnet. Bei Vesalo ist sie nach Größe der Gemeinschaft gestaffelt, weil ein großer Teil der Arbeit je Gemeinschaft anfällt und nicht je Einheit: 1–4 Einheiten 36,99 €, 5–9 Einheiten 33,99 €, 10–29 Einheiten 30,99 €, ab 30 Einheiten 26,99 € (inkl. aller Kosten, kein USt-Ausweis gemäß § 19 UStG). Eine Mindestpauschale, die kleine Gemeinschaften unbezahlbar macht, gibt es nicht.
Vesalo
36,99 € – 26,99 €
pro Einheit und Monat, inkl. aller Kosten, kein USt-Ausweis gemäß § 19 UStG
Im Preis enthalten
0 € extra
Jahresabrechnung, ordentliche Versammlung online oder hybrid, Beschluss-Sammlung, Eigentümerportal — keine Mindestpauschale
Sondereigentum
19,99 €
pro Wohnung und Monat (inkl. aller Kosten, kein USt-Ausweis gemäß § 19 UStG), falls beauftragt — in einer Gemeinschaft, die wir als WEG verwalten
Die Jahresabrechnung und die jährliche ordentliche Versammlung sind im Preis enthalten, in erster Linie online oder hybrid. Sonderleistungen wie die Begleitung größerer Sanierungen, außerordentliche Versammlungen, Sonderumlagen oder eine reine Präsenzversammlung, die die Gemeinschaft trotz beschlossener Online-Teilnahme ausdrücklich wünscht, werden separat ausgewiesen. Die vollständige Aufstellung findet sich auf der Preise-Seite.
Verwalter wechseln: Ablauf und Fristen
Ein Wechsel der Hausverwaltung ist kein Tabu — er ist die normale Konsequenz, wenn Leistung oder Kommunikation nicht stimmen. Der Ablauf in fünf Schritten:
- 1
Beirat einbinden
Beirat sammelt Angebote von zwei bis drei in Frage kommenden Verwaltungen, vergleicht Leistung und Preis.
- 2
Eigentümerversammlung einberufen
Tagesordnung mit zwei Beschlussvorlagen: Abberufung des aktuellen Verwalters und Bestellung des neuen Verwalters. Einberufungsfrist mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).
- 3
Beschluss fassen
Beide Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Abweichende Regeln der Gemeinschaftsordnung gelten für Bestellung und Abberufung nicht (§ 26 Abs. 5 WEG).
- 4
Datenübergabe
Altverwalter übergibt Unterlagen, Bankvollmachten und laufende Vorgänge. Bei Vesalo-Onboarding: zwei bis vier Wochen, je nach Datenqualität des Altverwalters.
- 5
Erste Versammlung mit neuem Verwalter
Übergabe-Status-Report, Klärung offener Punkte. Wir empfehlen eine kurze Außerordentliche Versammlung sechs bis acht Wochen nach Übernahme.
Vertragspartner ist die Gemeinschaft. Die Bestellung läuft höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Vesalo bietet standardmäßig die volle zulässige Bestellungszeit an. Die Abberufung ist jederzeit möglich; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine Änderung der Vergütung gilt nur, wenn die Gemeinschaft sie beschließt; auf Wunsch kann mit der Bestellung eine Staffelvergütung beschlossen werden.
WEG-Verwaltung durch Vesalo
Vesalo arbeitet vollständig digital. Vorgesehen ist ein persönlicher Ansprechpartner je WEG — keine anonyme Ticket-Adresse, keine Warteschleife. Eigentümer und Beirat haben im Portal jederzeit Zugriff auf:
- Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung mit Detail-Drilldown bis zum einzelnen Beleg
- Beschluss-Sammlung mit Volltextsuche, Datums- und Themenfilter
- Aktuelle Salden der Konten, die auf die Gemeinschaft lauten
- Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG, jederzeit als PDF herunterladbar
- Hybride und virtuelle Eigentümerversammlung mit digitaler Abstimmung — rein virtuell nach Beschluss der Gemeinschaft (§ 23 Abs. 1a WEG)
- Anfragen direkt am Beleg — die Antwort läuft im selben Faden, nachvollziehbar dokumentiert
Häufige Fragen
Was kostet eine WEG-Verwaltung pro Einheit?
Die WEG-Verwaltung ist bei Vesalo nach Größe der Gemeinschaft gestaffelt: 1–4 Einheiten 36,99 €, 5–9 Einheiten 33,99 €, 10–29 Einheiten 30,99 €, ab 30 Einheiten 26,99 € — jeweils pro Einheit und Monat, inkl. aller Kosten, kein USt-Ausweis gemäß § 19 UStG. Eine Mindestpauschale gibt es nicht; das Angebot gilt für WEG jeder Größe ab zwei Einheiten. Die Jahresabrechnung, die jährliche ordentliche Versammlung (in erster Linie online oder hybrid) und das Eigentümerportal sind im Preis enthalten. Aufpreise gelten typischerweise für Sondereigentumsverwaltung, Sonderumlagen, die Begleitung größerer Bauvorhaben und eine reine Präsenzversammlung, die die Gemeinschaft trotz beschlossener Online-Teilnahme ausdrücklich wünscht — ohne Beschluss zur Online-Teilnahme tagt sie vor Ort, ohne Aufpreis.
Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung nach § 27 WEG?
§ 27 Abs. 1 WEG verpflichtet den Verwalter, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Weitere Befugnisse kann die Gemeinschaft durch Beschluss einräumen (§ 27 Abs. 2 WEG). Konkret umfasst das insbesondere die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 28 WEG), die Vorbereitung und Durchführung von Beschlüssen, die Führung der Beschluss-Sammlung sowie die Abrechnung gegenüber Eigentümern und Banken.
Was macht der Verwaltungsbeirat?
Der Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG) unterstützt den Verwalter, prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung und gibt eine Empfehlung ab. Der Beirat ist nicht weisungsbefugt gegenüber dem Verwalter, hat aber Einsichts- und Kontrollrechte. Ein Beirat ist freiwillig (§ 29 Abs. 1 WEG). Hat er mehrere Mitglieder, gibt es einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter.
Sind virtuelle Eigentümerversammlungen zulässig?
Ja, in zwei Formen. Hybrid: Die Versammlung findet vor Ort statt, einzelne Eigentümer nehmen online teil und stimmen elektronisch ab — das erlaubt § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG, wenn die Eigentümer es beschließen. Rein virtuell, ganz ohne Versammlungsort: Dafür braucht es einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, der längstens drei Jahre gilt (§ 23 Abs. 1a WEG); wurde die virtuelle Versammlung vor dem 1.1.2028 beschlossen, findet bis einschließlich 2028 jährlich eine Präsenzversammlung statt, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG). Die virtuelle Versammlung muss bei Teilnahme und Stimmabgabe mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein — sichere Identifikation der Teilnehmer und ein technisch belastbarer Übertragungsweg sind deshalb Pflicht.
Was ist eine Jahresabrechnung und wie unterscheidet sie sich vom Wirtschaftsplan?
Der Wirtschaftsplan ist die Vorschau auf das kommende Wirtschaftsjahr — er bildet die Grundlage für die monatlichen Hausgeldzahlungen. Die Jahresabrechnung ist der Rückblick: Sie weist tatsächliche Einnahmen und Ausgaben aus und führt zu einer Nachzahlung oder Erstattung pro Eigentümer. Beide erstellt der Verwalter. Die Eigentümerversammlung beschließt auf ihrer Grundlage die Vorschüsse (Wirtschaftsplan) bzw. die Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (Jahresabrechnung) (§ 28 Abs. 1, 2 WEG).
Was ist die Beschluss-Sammlung?
Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG enthält alle in Eigentümerversammlungen gefassten Beschlüsse fortlaufend nummeriert, datiert und mit dem genauen Wortlaut. Der Verwalter ist verpflichtet, sie aktuell zu halten; jeder Eigentümer hat ein Einsichtsrecht. Bei Vesalo ist die Sammlung im Portal jederzeit abrufbar.
Wie wechseln wir die Verwaltung?
Die Bestellung des Verwalters läuft per Beschluss in der Eigentümerversammlung (§ 26 WEG, einfache Mehrheit). Die Abberufung ist ebenfalls per Beschluss jederzeit möglich; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Der neue Verwalter wird im selben Beschluss bestellt oder in einer Folgeversammlung. Datenübergabe vom Altverwalter ist gesetzlich geschuldet; in der Praxis lohnt eine Mediation oder ein Anwalt, wenn der Altverwalter blockiert.
Was bedeutet zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG?
§ 26a WEG schützt seit dem 1. Dezember 2020 die Bezeichnung „zertifizierter Verwalter“; geprüft wird vor der IHK nach der Zertifizierte-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV, seit Dezember 2021); seit dem 1. Dezember 2023 können Wohnungseigentümer verlangen, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Übergangsregel für bestehende Bestellungen lief bis zum 1. Juni 2024 und galt nur gegenüber der jeweiligen Gemeinschaft (§ 48 Abs. 4 WEG) — sie ist ausgelaufen. Vesalo ist noch kein zertifizierter Verwalter. Unser Geschäftsführer legt die IHK-Prüfung im Februar 2027 ab. Vorher wäre ein Bestellungsbeschluss anfechtbar – WEG-Mandate übernehmen wir deshalb erst mit Zertifizierung und § 34c-Erlaubnis.
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