Aus Nutzersicht
Hausverwaltung online: Was Sie selbst im Portal erledigen
Was bedeutet Hausverwaltung online?
Hausverwaltung online bezeichnet eine Verwaltung, bei der alle Beteiligten ihre Vorgänge selbst über ein Online-Portal abwickeln können. Im Gegensatz zur klassischen Verwaltung müssen Sie nicht anrufen, schreiben oder warten — Sie melden sich an und erledigen die Sache.
Diese Pillar-Seite betrachtet das Thema aus Nutzersicht: Was kann ich als Mieter, Eigentümer oder Beirat selbst im Portal tun? Wer mehr über den Prozess auf Verwaltungsseite wissen möchte, findet das auf der Seite Digitale Hausverwaltung.
Was Mieter im Portal erledigen können
Sechs Kern-Funktionen, die Mieter im Vesalo-Portal selbst nutzen:
Schaden melden
Foto aufnehmen, Beschreibung tippen — Ticket landet direkt beim Verwalter. Sie sehen live, wenn der Handwerker beauftragt ist.
Belege einsehen
Nebenkostenabrechnung mit Drilldown bis zur einzelnen Position. Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Hausordnung jederzeit abrufbar.
Mietzahlungen prüfen
Übersicht der eingegangenen Mietzahlungen, offene Posten, SEPA-Mandat anpassen.
Mitteilungen empfangen
Hausordnung-Updates, geplante Wartungen, Stromausfall-Ankündigungen — als Push-Benachrichtigung oder E-Mail.
Mit der Verwaltung schreiben
Strukturierte Nachrichten statt verlorener E-Mail-Threads. Alle Korrespondenz an einem Ort.
Zählerstände eintragen
Foto des Zählers, Stand wird per OCR ausgelesen, Plausibilitätsprüfung gegen Vorjahreswerte. Vor Mieterwechsel oder zur Jahresabrechnung.
Was Eigentümer im Portal erledigen können
Eigentümer in einer WEG haben weitergehende Einsichts- und Mitwirkungsrechte als Mieter. Sechs zentrale Funktionen:
Buchungen und Belege
Jede Buchung der Gemeinschaft mit dem Originalbeleg — sortiert nach Konto, Monat oder Lieferant. Anfragen direkt am Beleg.
Vermögensbericht
Den Vermögensbericht erstellt der Verwalter jährlich (§ 28 Abs. 4 WEG). Zusätzlich zeigt das Portal den aktuellen Stand der Rücklagen, Bankguthaben und offenen Forderungen — jederzeit als PDF herunterladbar.
Beschluss-Sammlung
Alle Beschlüsse der Eigentümerversammlung mit Volltextsuche, Datums- und Themenfilter (§ 24 Abs. 7 WEG).
Hausgeld-Übersicht
Eingang Ihrer monatlichen Hausgeldzahlungen, individuelle Abrechnungsspitze aus der Jahresabrechnung.
Versammlungs-Einladungen
Einberufung mit Tagesordnung, Beschlussvorlagen, Vollmachtsformular — drei Wochen vor Versammlung (§ 24 Abs. 4 WEG).
Anfragen und Korrespondenz
Persönlicher Verwalter-Ansprechpartner, alle Nachrichten dokumentiert und nachvollziehbar.
Was der Verwaltungsbeirat zusätzlich sieht
Der Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG) hat eine erweiterte Einsichtsrolle. Im Portal bedeutet das konkret:
- Vollständige Belegprüfung mit Markier- und Notiz-Funktion direkt am Beleg
- Zugriff auf den Buchungsbestand der Gemeinschaft mit Saldenübersicht pro Konto
- Bearbeitungsstand offener Vorgänge (z. B. eingeleitete Sanierungen, Versicherungsfälle)
- Vor-Plausibilitätsprüfung der Jahresabrechnung mit der Möglichkeit, Klärungen vor dem Versand zu fordern
- Eigene Beirats-Dokumente und Empfehlungen für die nächste Versammlung
Mit digitaler Belegprüfung reduziert sich der Zeitaufwand des Beirats für die jährliche Vorprüfung von typischerweise einem Halbtag auf etwa zwei Stunden.
Virtuelle Eigentümerversammlung
Seit der WEG-Reform 2020 erlaubt § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG die Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen. Die häufigste Variante ist hybrid — Präsenz für alle, die kommen wollen, Live-Übertragung mit Abstimmungs-Tool für alle anderen. Rein virtuell, ganz ohne Versammlungsort, tagt eine Gemeinschaft nach einem Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, gültig für längstens drei Jahre (§ 23 Abs. 1a WEG).
- Personalisierter Versammlungs-Link per E-Mail, mit eindeutiger Identifikation über den Portal-Login
- Live-Stream der Versammlung mit Wortmeldungsfunktion für Online-Teilnehmer
- Digitale Abstimmung mit unmittelbarem Live-Ergebnis pro Beschluss
- Beschluss-Sammlung wird unmittelbar nach Versammlung mit neuen Einträgen aktualisiert
- Protokoll-Versand im Portal — kein Brief, der drei Wochen unterwegs ist
Wie sicher ist das Portal?
Vier Sicherheits-Säulen sind Standard bei Vesalo:
- Verschlüsselung: Übertragung mit TLS 1.3. Bankverbindungen (IBAN) und Zugangsdaten werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM).
- Hosting in Deutschland: Anwendung und Datenbank liegen auf Servern im Rechenzentrum Nürnberg (Hetzner), hochgeladene Dateien in Cloudflare R2 (EU). Für Mailversand und KI-Auswertung sind benannte Auftragsverarbeiter eingebunden, teils mit Sitz in den USA.
- Rechte- und Rollenkonzept: Jeder Beteiligte sieht nur, was ihm rechtlich zusteht. Mieter sehen ihre eigene Nebenkostenabrechnung, Eigentümer die Gemeinschaftsbelege, Beirat zusätzlich Bearbeitungsstände.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Optional aktivierbar für alle Konten, Pflicht für Admin-Konten. Schutz vor Passwort-Diebstahl.
Details und vollständige Beschreibung unter Sicherheit & Datenschutz.
App oder Browser? Mobile-Nutzung
Das Vesalo-Portal funktioniert auf jedem Endgerät — Desktop, Tablet, Smartphone. Zwei Wege:
Web-App (Browser)
Einfach vesalo.de aufrufen, anmelden, loslegen. Funktioniert auf allen Browsern, kein Download nötig.
Progressive Web App
Einmal „Zum Homescreen hinzufügen“ — danach startet das Portal wie eine native App, mit Icon und ohne Browser-Leiste.
Eine native iOS- oder Android-App im App-Store ist aktuell nicht erforderlich. Die Web-App liefert dieselben Funktionen ohne Wartezeit auf App-Store-Releases.
Was geht weiterhin analog?
Nicht alles muss digital sein. Vier Bereiche, in denen der klassische Weg bestehen bleibt:
- Wer das Portal nicht nutzen will, bekommt Abrechnungen und Mitteilungen weiterhin per Brief — kein Aufschlag, keine Bedingungen.
- Persönliche Beratungsgespräche und Vor-Ort-Termine bleiben Standard, wenn der Sachverhalt es verlangt.
- Rechtlich vorgeschriebene Originaldokumente (z. B. Mietvertragsunterschrift, Vollmachtsurkunden) bleiben in Papierform.
- Eigentümerversammlung kann auf Wunsch der Mehrheit weiter rein präsent stattfinden — die hybride Variante ist Angebot, keine Pflicht.
Häufige Fragen
Muss ich das Portal nutzen?
Nein. Standard ist der digitale Weg über Portal und E-Mail. Auf Wunsch erhalten Sie Einladung, Protokoll und Abrechnung per Post, ohne Aufpreis. Das Portal ist ein Angebot, keine Pflicht.
Kann ich auch ohne App vom Smartphone aus zugreifen?
Ja. Das Vesalo-Portal ist eine Web-App — Sie öffnen einfach vesalo.de auf dem Smartphone und melden sich an. Optional installierbar als PWA (Progressive Web App): Browser legt ein Icon auf dem Homescreen ab, von da aus startet das Portal wie eine native App.
Wie schnell kann ich einen Schaden melden?
Im Schnitt 30 Sekunden: Foto aufnehmen, zwei Sätze tippen, abschicken. Das Ticket landet beim zuständigen Verwalter; eine Rückmeldung bekommen Sie in der Regel innerhalb eines Werktags. Akute Notfälle wie einen Wasserschaden kennzeichnen Sie in der Meldung als Notfall — dann sieht die Verwaltung sie sofort.
Kann ich meine Hausgeld-Belege online prüfen?
Ja. Im Eigentümer-Portal sehen Sie jede einzelne Buchung des laufenden und vergangener Wirtschaftsjahre, mit Filtern nach Konto, Monat oder Lieferant. Klick auf eine Buchung öffnet den gescannten Beleg im Original. Anfragen stellen Sie direkt am Beleg — der Verwalter antwortet im selben Faden.
Wie funktioniert die virtuelle Eigentümerversammlung?
Sie erhalten einen persönlichen Versammlungs-Link per E-Mail (oder im Portal). Zum Versammlungstermin klicken Sie auf den Link, identifizieren sich über Ihren Portal-Login und sind verbunden. Abstimmungen erfolgen direkt im Tool, Beschluss-Ergebnisse werden live angezeigt. Hybride Versammlungen kombinieren Präsenz und Online — Sie entscheiden, wie Sie teilnehmen. Rein virtuell, ganz ohne Versammlungsort, tagt Ihre Gemeinschaft nur, wenn sie das mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschlossen hat (§ 23 Abs. 1a WEG, längstens drei Jahre).
Ist das Portal DSGVO-konform?
Anwendung und Datenbank stehen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Rechenzentrum Nürnberg). Verschlüsselt sind die Übertragung (TLS 1.3) sowie gespeicherte Bankverbindungen und Zugangsdaten. Subprozessoren sind in der Datenschutzerklärung benannt; einzelne davon — Mailversand und KI-Auswertung — sitzen in den USA, die Übermittlung beruht dann auf Standardvertragsklauseln. Jeder Beteiligte sieht nur seine eigenen Daten plus die Informationen, die ihm rechtlich zustehen (Eigentümer: gesamte Gemeinschaftsabrechnung, Mieter: eigene Nebenkostenabrechnung).
Was passiert mit meinen Daten, wenn die Hausverwaltung wechselt?
Beim Wechsel der Hausverwaltung steht die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft zu; Sie als Eigentümer haben ein Einsichtsrecht (§ 18 Abs. 4 WEG). Der bisherige Verwalter übergibt strukturierte Stammdaten und Belegarchive an die neue Verwaltung. Vesalo unterstützt diesen Export im DATEV-Format und als PDF-Bundle, auch bis zu zwölf Monaten nach Vertragsende abrufbar.
Wenn ich keinen Internet-Zugang habe, was kann ich tun?
Einladung, Protokoll und Abrechnung erhalten Sie auf Wunsch per Post, ohne Aufpreis. Termine vereinbaren wir mit Ihnen nach Absprache, per Video oder vor Ort. Wir empfehlen trotzdem, beim nächsten Verwandtenbesuch einmal das Portal anzuschauen — eine kurze Einführung genügt für die wichtigsten Funktionen.
Verwandte Themen
Sehen Sie das Portal live.
In 15 Minuten zeigen wir Ihnen die Funktionen aus Mieter- und Eigentümer-Perspektive. Sie entscheiden danach, ob Vesalo zu Ihrer Verwaltung passt.