Dokumente per Foto & KI erfassen
Papier wird nicht dadurch verwaltbar, dass man es abheftet, sondern dadurch, dass man es wiederfindet. Vesalo liest hochgeladene Dokumente aus und schlägt Kategorie und Objekt vor — du prüfst und bestätigst. Diese Anleitung zeigt den Weg vom Foto bis zum auffindbaren Beleg.
Was du dafür brauchst
- Angelegte Objekte — ohne sie gibt es kein Ziel für die Zuordnung
- Das Dokument als PDF, Foto oder Scan
- Bei Handy-Fotos: gute Ausleuchtung und die vollständige Seite im Bild
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Dokument per Upload oder Foto hinzufügen
Unter „Dokumente“ lädst du einzelne Dateien hoch, unter „Dokumenten-Import“ auch ganze Stapel. Unterstützt sind PDF, Word, Excel und Bilder.
Am Handy fotografierst du den Beleg direkt. Achte darauf, dass alle vier Ecken im Bild sind und keine Zeile im Schatten liegt — die Texterkennung ist gut, aber sie kann nicht lesen, was nicht abgebildet ist.
Rechnungen kannst du auch über „Rechnung-Scan“ einlesen. Dieser Weg zieht zusätzlich Betrag, Datum und Rechnungssteller heraus und bereitet die Buchung vor.
Hinweis: Die maximale Dateigröße steht im Upload-Fenster. Ein zu großer Scan wird nicht stillschweigend verworfen — du bekommst eine Meldung.
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KI-Vorschlag für Kategorie und Objekt prüfen
Vesalo liest das Dokument und schlägt eine Kategorie vor — Mietvertrag, Betriebskostenbeleg, Versicherung, Handwerkerrechnung — dazu das passende Objekt, meist über die erkannte Adresse.
Die Adresse ist der stärkste, aber nicht immer der richtige Hinweis. Bei einer Rechnung steht oben oft die Rechnungsanschrift der Verwaltung und erst weiter unten die Leistungsadresse — dann schlägt Vesalo unter Umständen das falsche Objekt vor.
Sieh dir bei jedem Vorschlag beide Angaben an, Kategorie und Objekt. Falsch abgelegt ist genauso verloren wie gar nicht abgelegt, nur mit dem zusätzlichen Nachteil, dass man es für erledigt hält.
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Zuordnung bestätigen oder korrigieren
Stimmt der Vorschlag, bestätigst du ihn. Stimmt er nicht, wählst du Kategorie und Objekt selbst — bei Bedarf bis auf die Einheit oder das Mietverhältnis herunter.
Betriebskostenbelege ordnest du zusätzlich dem Abrechnungsjahr zu. Damit stehen sie bei der nächsten Nebenkostenabrechnung an der richtigen Position bereit, statt erneut gesucht zu werden.
Dokumente mit personenbezogenen Daten gehören an das betroffene Mietverhältnis, nicht objektweit abgelegt. Ein Mietvertrag im allgemeinen Objektordner ist bei WEG-Objekten für Miteigentümer sichtbar — das ist datenschutzrechtlich nicht gewollt.
Hinweis: Korrigiere lieber einmal zu viel. Eine falsche Zuordnung fällt oft erst Monate später auf, wenn der Beleg für die Abrechnung gebraucht wird.
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Dokument im Archiv wiederfinden & teilen
Das Archiv lässt sich nach Objekt, Kategorie und Zeitraum filtern. Weil der Volltext erkannt wurde, findest du ein Dokument auch über einen Begriff daraus — etwa den Namen des Handwerksbetriebs.
Teilen heißt in Vesalo: sichtbar machen. Gibst du ein Dokument für einen Mieter frei, erscheint es in seiner App; gibst du es für Eigentümer frei, erscheint es im Eigentümer-Portal. Ein Versand per E-Mail-Anhang ist dafür nicht nötig.
Jede Freigabe wird protokolliert. Bei einer Nachfrage ist damit belegbar, wer wann worauf Zugriff hatte.
Danach hast du
Belege liegen kategorisiert am richtigen Objekt, sind über den Volltext auffindbar und lassen sich gezielt für Mieter oder Eigentümer freigeben — ohne dass jemand einen Ordner durchblättert.
Weitere Anleitungen
Erste Schritte mit Vesalo
Dein geführter Einstieg: Konto einrichten, erstes Objekt anlegen, Mieter erfassen und das Dashboard verstehen — in unter zehn Minuten startklar.
- Konto aktivieren & Profil vervollständigen
- Erstes Objekt mit Einheiten anlegen
- Mieter und Mietverhältnis erfassen
- Dashboard-Kennzahlen lesen
Mietverträge verwalten
Verträge anlegen, anpassen und sauber beenden: Mieterhöhungen, Staffel- und Indexmieten dokumentieren und Kündigungen fristgerecht abwickeln.
- Neuen Mietvertrag anlegen & Konditionen erfassen
- Mieterhöhung rechtssicher dokumentieren
- Staffel- und Indexmieten hinterlegen
- Kündigung erfassen & Auszug abwickeln
Schadensmeldungen bearbeiten
Vom Mieter-Ticket zum erledigten Auftrag: Schäden erfassen, per KI kategorisieren, Handwerker beauftragen und den Fortschritt für alle transparent halten.
- Eingehende Schadensmeldung sichten & priorisieren
- KI-Kategorisierung prüfen und Objekt zuordnen
- Handwerker beauftragen & Termin festhalten
- Mieter informieren und Ticket sauber abschließen
Fragen zur Umsetzung?
Die Anleitungen decken den Standardweg ab. Wenn dein Fall davon abweicht — gemischt genutzte Objekte, Sonderfälle in der WEG, Übernahme eines bestehenden Bestands — sprich uns an.
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