Mietverträge verwalten
Der Mietvertrag ist die Datenquelle, aus der Vesalo fast alles ableitet: Soll-Miete, Vorauszahlungen, Abrechnungszeiträume, Kündigungsfristen. Was hier ungenau erfasst ist, pflanzt sich in jede Abrechnung fort. Diese Anleitung geht den vollen Lebenszyklus durch — vom Abschluss bis zum Auszug.
Was du dafür brauchst
- Objekt und Einheit sind angelegt
- Der unterschriebene Mietvertrag liegt vor
- Für Erhöhungen: der örtliche Mietspiegel oder drei Vergleichswohnungen
- Für Indexmieten: der Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamtes
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Neuen Mietvertrag anlegen & Konditionen erfassen
Öffne „Verträge“ und lege einen Vertrag an. Wähle Einheit und Mieter, dann Mietbeginn, Kaltmiete und Nebenkostenvorauszahlung. Kaltmiete und Vorauszahlung gehören getrennt erfasst — nur so kann die Betriebskostenabrechnung später gegen die richtige Vorauszahlung rechnen.
Die Kaution trägst du mit Betrag und Ratenzahl ein. Bei Wohnraum sind höchstens drei Nettokaltmieten zulässig, zahlbar in drei Raten.
Lade den unterschriebenen Vertrag als Dokument direkt am Vertrag hoch. Er liegt damit im Objektarchiv und ist auch dann auffindbar, wenn der Ordner im Regal es gerade nicht ist.
Hinweis: Prüfe, ob im Vertrag ein anderer Verteilerschlüssel als die Wohnfläche vereinbart ist — etwa Personenzahl für Müll oder Wasser. Diese Abweichung musst du bei der Abrechnung kennen, sonst rechnest du gegen den eigenen Vertrag.
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Mieterhöhung rechtssicher dokumentieren
Erhöhungen legst du am Vertrag unter „Mieterhöhung“ an, nicht durch Überschreiben der alten Miete. Vesalo führt die Historie: Für jeden Abrechnungszeitraum bleibt nachvollziehbar, welche Miete galt.
Trage Grund, Stichtag und Begründung ein — Mietspiegel oder Vergleichswohnungen. Die Sperrfrist von fünfzehn Monaten seit der letzten Erhöhung und die Kappungsgrenze musst du selbst prüfen; Vesalo dokumentiert deine Angabe, es ersetzt die rechtliche Bewertung nicht.
Nach einer Modernisierung greift ein eigener Weg: „Modernisierung“ führt die Umlage der Modernisierungskosten getrennt von der ortsüblichen Vergleichsmiete.
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Staffel- und Indexmieten hinterlegen
Bei einer Staffelmiete trägst du alle Stufen mit Datum und Betrag im Voraus ein. Vesalo stellt zum jeweiligen Stichtag automatisch die neue Soll-Miete — du musst zu keinem Termin daran denken.
Bei einer Indexmiete hinterlegst du den Basis-Index und das Basisdatum aus dem Vertrag. Die Anpassung ist nicht automatisch: Sie wirkt erst, wenn du sie erklärst. Vesalo weist dich darauf hin, sobald der Index eine Anpassung trägt.
Staffel- und Indexmiete schließen sich gegenseitig aus. Der Vertrag kann nur eine von beiden Formen tragen — die Auswahl im Formular spiegelt das.
Hinweis: Bei laufender Staffel- oder Indexmiete ist eine Erhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete daneben ausgeschlossen. Das ist der häufigste Fehler bei diesen Vertragsformen.
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Kündigung erfassen & Auszug abwickeln
Kündigungen erfasst du unter „Kündigungen“ mit Eingangsdatum, Kündigendem und Beendigungstermin. Die gesetzliche Frist für den Mieter beträgt drei Monate; für dich als Vermieter verlängert sie sich mit der Mietdauer auf bis zu neun Monate.
Zum Auszug erstellst du unter „Protokoll“ ein Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Zustand der Räume. Die abgelesenen Stände wandern in die Zählerverwaltung und damit in die letzte Betriebskostenabrechnung.
Der Vertrag bleibt nach dem Auszug im System und wird nicht gelöscht. Das ist Absicht: Die Betriebskostenabrechnung für das laufende Jahr steht noch aus, und die Aufbewahrungsfristen laufen weiter.
Hinweis: Rechne die Kaution nicht sofort ab. Du darfst einen angemessenen Teil zurückbehalten, bis die letzte Betriebskostenabrechnung vorliegt — sonst zahlst du aus und forderst hinterher nach.
Danach hast du
Der Vertrag bildet die tatsächliche Vereinbarung ab, jede Änderung ist mit Datum und Begründung dokumentiert, und beim Auszug liegen Protokoll und Zählerstände für die Schlussabrechnung bereit.
Weitere Anleitungen
Erste Schritte mit Vesalo
Dein geführter Einstieg: Konto einrichten, erstes Objekt anlegen, Mieter erfassen und das Dashboard verstehen — in unter zehn Minuten startklar.
- Konto aktivieren & Profil vervollständigen
- Erstes Objekt mit Einheiten anlegen
- Mieter und Mietverhältnis erfassen
- Dashboard-Kennzahlen lesen
Schadensmeldungen bearbeiten
Vom Mieter-Ticket zum erledigten Auftrag: Schäden erfassen, per KI kategorisieren, Handwerker beauftragen und den Fortschritt für alle transparent halten.
- Eingehende Schadensmeldung sichten & priorisieren
- KI-Kategorisierung prüfen und Objekt zuordnen
- Handwerker beauftragen & Termin festhalten
- Mieter informieren und Ticket sauber abschließen
Dokumente per Foto & KI erfassen
Rechnung oder Vertrag abfotografieren oder hochladen — die KI erkennt Kategorie und Objekt automatisch. Du prüfst nur noch und gibst frei.
- Dokument per Upload oder Foto hinzufügen
- KI-Vorschlag für Kategorie und Objekt prüfen
- Zuordnung bestätigen oder korrigieren
- Dokument im Archiv wiederfinden & teilen
Fragen zur Umsetzung?
Die Anleitungen decken den Standardweg ab. Wenn dein Fall davon abweicht — gemischt genutzte Objekte, Sonderfälle in der WEG, Übernahme eines bestehenden Bestands — sprich uns an.
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