Schadensmeldungen bearbeiten
Eine Schadensmeldung ist der häufigste Kontakt zwischen Mieter und Verwaltung — und der, an dem sich das Urteil über die Verwaltung bildet. Diese Anleitung führt ein Ticket vom Eingang bis zum Abschluss, ohne dass jemand nachfragen muss, wie der Stand ist.
Was du dafür brauchst
- Der Mieter hat Zugang zur Mieter-App, oder du erfasst die Meldung selbst
- Angelegte Handwerker mit Gewerk und Kontaktdaten
- Geklärt, bis zu welchem Betrag du ohne Rücksprache mit dem Eigentümer beauftragen darfst
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Eingehende Schadensmeldung sichten & priorisieren
Meldungen laufen unter „Tickets“ auf — aus der Mieter-App mit Fotos, per E-Mail aus dem Postfach oder von dir selbst erfasst.
Setze zuerst die Dringlichkeit. Entscheidend ist die Frage, ob es sich um eine Notlage handelt: Wasseraustritt, Heizungsausfall im Winter, Strom- oder Gasgeruch dulden keinen Aufschub. Alles andere kann terminiert werden.
Ein tropfender Wasserhahn und ein Rohrbruch sind beide „Sanitär“ — aber nur einer davon wird über Nacht teuer. Die Priorität ist deshalb dein Urteil, keine Eigenschaft der Kategorie.
Hinweis: Melde dich früh beim Mieter, auch wenn du noch keine Lösung hast. Eine Eingangsbestätigung mit realistischer Einschätzung verhindert die meisten Nachfragen.
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KI-Kategorisierung prüfen und Objekt zuordnen
Vesalo schlägt zu jeder Meldung eine Kategorie vor — Sanitär, Heizung, Elektrik, Fenster, Allgemein — und ordnet sie dem Objekt und der Einheit zu, aus der sie stammt.
Der Vorschlag ist ein Vorschlag. Er stützt sich auf den Text des Mieters, und der beschreibt oft ein Symptom, keine Ursache: „Wasserfleck an der Decke“ landet plausibel bei Sanitär, kann aber ein Dachschaden sein.
Korrigiere die Kategorie, wo sie nicht passt. Sie steuert, welches Gewerk dir im nächsten Schritt vorgeschlagen wird — eine falsche Kategorie schickt den falschen Handwerker.
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Handwerker beauftragen & Termin festhalten
Aus dem Ticket heraus erzeugst du einen Auftrag und wählst den Handwerker aus „Handwerker“. Vesalo schlägt die Betriebe des passenden Gewerks vor.
Der Auftrag geht mit Schadensbeschreibung, Fotos und Objektadresse hinaus. Vermerke, wer den Zugang organisiert — der häufigste Grund für einen Fehlbesuch ist eine Wohnung, in die niemand hineinkommt.
Trage den vereinbarten Termin am Ticket ein. Er ist damit für alle Beteiligten sichtbar, und der Mieter sieht in seiner App, wann jemand kommt.
Halte deine Kostengrenze ein: Übersteigt die zu erwartende Rechnung deine Vollmacht, hole vorher die Freigabe des Eigentümers ein. „Freigaben“ dokumentiert diese Zustimmung nachvollziehbar.
Hinweis: Bei der späteren Betriebskostenabrechnung wichtig: Eine Reparatur ist Instandsetzung und damit nicht umlagefähig. Sie belastet den Eigentümer, nicht den Mieter.
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Mieter informieren und Ticket sauber abschließen
Ist die Arbeit erledigt, hältst du das Ergebnis am Ticket fest und schließt es. Der Mieter sieht den Abschluss in seiner App — eine gesonderte E-Mail ist nicht nötig.
Die Rechnung des Handwerks hängst du an das Ticket. Damit stehen Schaden, Auftrag, Termin und Kosten an einer Stelle — genau das brauchst du bei einer Nachfrage des Eigentümers oder im Streitfall.
Schließe nur, was wirklich erledigt ist. Ein vorschnell geschlossenes Ticket verschwindet aus der Übersicht, das Problem aber nicht — es kommt als neue Meldung zurück, dann ohne die Vorgeschichte.
Danach hast du
Jede Meldung hat einen nachvollziehbaren Verlauf von der Priorisierung über die Beauftragung bis zur Rechnung, und der Mieter musste zu keinem Zeitpunkt nach dem Stand fragen.
Weitere Anleitungen
Erste Schritte mit Vesalo
Dein geführter Einstieg: Konto einrichten, erstes Objekt anlegen, Mieter erfassen und das Dashboard verstehen — in unter zehn Minuten startklar.
- Konto aktivieren & Profil vervollständigen
- Erstes Objekt mit Einheiten anlegen
- Mieter und Mietverhältnis erfassen
- Dashboard-Kennzahlen lesen
Mietverträge verwalten
Verträge anlegen, anpassen und sauber beenden: Mieterhöhungen, Staffel- und Indexmieten dokumentieren und Kündigungen fristgerecht abwickeln.
- Neuen Mietvertrag anlegen & Konditionen erfassen
- Mieterhöhung rechtssicher dokumentieren
- Staffel- und Indexmieten hinterlegen
- Kündigung erfassen & Auszug abwickeln
Dokumente per Foto & KI erfassen
Rechnung oder Vertrag abfotografieren oder hochladen — die KI erkennt Kategorie und Objekt automatisch. Du prüfst nur noch und gibst frei.
- Dokument per Upload oder Foto hinzufügen
- KI-Vorschlag für Kategorie und Objekt prüfen
- Zuordnung bestätigen oder korrigieren
- Dokument im Archiv wiederfinden & teilen
Fragen zur Umsetzung?
Die Anleitungen decken den Standardweg ab. Wenn dein Fall davon abweicht — gemischt genutzte Objekte, Sonderfälle in der WEG, Übernahme eines bestehenden Bestands — sprich uns an.
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