Erste Schritte mit Vesalo
Diese Anleitung bringt dich von der Einladungs-E-Mail bis zum ersten aussagekräftigen Dashboard. Arbeite sie einmal von oben nach unten durch — danach steht dein erstes Objekt mit Einheiten und Mietverhältnis in Vesalo, und die Zahlen auf der Startseite bedeuten etwas.
Was du dafür brauchst
- Eine Einladungs-E-Mail oder ein selbst angelegtes Konto
- Adresse und Baujahr des Objekts
- Für jede Einheit: Wohnfläche und Anzahl der Zimmer
- Für jedes Mietverhältnis: Name, E-Mail, Mietbeginn, Kalt- und Nebenkostenvorauszahlung
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Konto aktivieren & Profil vervollständigen
Öffne den Link aus der Einladungs-E-Mail und vergib ein Passwort. Danach landest du unter „Verwaltung“ auf der Startseite.
Gehe zuerst auf „Profil“ und trage vollständigen Namen und Telefonnummer ein. Beides erscheint später in Mieter-Benachrichtigungen und auf erzeugten Dokumenten — unvollständige Angaben fallen genau dort auf, wo sie unangenehm sind.
Unter „Einstellungen“ hinterlegst du die Firmendaten: Anschrift, Bankverbindung, Absender-E-Mail. Diese Werte zieht Vesalo in Abrechnungen, Rechnungen und den E-Mail-Versand.
Hinweis: Aktiviere gleich die Zwei-Faktor-Anmeldung unter „Profil“. Du verwaltest hier fremdes Geld und personenbezogene Daten — ein zweiter Faktor ist an dieser Stelle kein Luxus.
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Erstes Objekt mit Einheiten anlegen
Wechsle auf „Objekte“ und lege ein neues Objekt an. Pflicht sind Adresse und Objekttyp; Baujahr und Gesamtfläche solltest du trotzdem füllen, weil mehrere Verteilerschlüssel der Nebenkostenabrechnung später darauf zugreifen.
Öffne danach das Objekt und ergänze die „Einheiten“. Jede Wohnung, jedes Gewerbe und jeder Stellplatz ist eine eigene Einheit. Die Wohnfläche ist das wichtigste Feld überhaupt: Sie ist der Standard-Verteilerschlüssel für die Betriebskosten.
Stellplätze pflegst du unter „Stellplätze“ getrennt von den Wohneinheiten — sie werden häufig separat vermietet und dürfen die Wohnflächen-Summe nicht verfälschen.
Hinweis: Nimm die Wohnflächen aus dem Mietvertrag, nicht aus dem Exposé. Weicht die Fläche in der Abrechnung von der im Vertrag ab, ist das ein klassischer Einwendungsgrund.
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Mieter und Mietverhältnis erfassen
Unter „Mieter“ legst du die Person an. Die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig ihr Zugang zur Mieter-App — dort meldet sie später Schäden und ruft Dokumente ab.
Anschließend verbindest du Mieter und Einheit unter „Verträge“ zu einem Mietverhältnis: Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung und gegebenenfalls Kaution. Erst dieses Mietverhältnis erzeugt Soll-Stellungen — ohne Vertrag bleibt das Dashboard leer, auch wenn Objekt und Mieter existieren.
Befristete Verträge bekommen ein Enddatum, unbefristete lässt du offen. Staffel- und Indexmieten trägst du nicht als feste Miete ein; dafür gibt es die eigene Anleitung zu Mietverträgen.
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Dashboard-Kennzahlen lesen
Zurück auf der Startseite siehst du jetzt echte Zahlen. „Soll“ ist die Summe aller vertraglich vereinbarten Mieten des Monats, „Ist“ die Summe der tatsächlich verbuchten Zahlungseingänge.
Eine Lücke zwischen Soll und Ist heißt nicht automatisch, dass jemand nicht gezahlt hat — solange keine Bankumsätze eingelesen sind, fehlt schlicht die Ist-Seite. Wie du sie füllst, steht in der Anleitung zur Banking-Integration.
Die Kachel „Offene Posten“ zeigt Mietverhältnisse mit Rückstand, „Tickets“ die offenen Schadensmeldungen. Beide sind Einstiegspunkte, keine reine Anzeige — ein Klick führt direkt in die betroffene Liste.
Hinweis: Erwarte im ersten Monat keine perfekte Deckung. Aussagekräftig wird das Dashboard, sobald ein voller Abrechnungsmonat mit importierten Bankumsätzen vorliegt.
Danach hast du
Dein Konto ist vollständig, ein Objekt mit Einheiten steht, das erste Mietverhältnis läuft und das Dashboard zeigt eine echte Soll-Zahl. Damit sind alle weiteren Anleitungen anwendbar — sie setzen genau diesen Stand voraus.
Weitere Anleitungen
Mietverträge verwalten
Verträge anlegen, anpassen und sauber beenden: Mieterhöhungen, Staffel- und Indexmieten dokumentieren und Kündigungen fristgerecht abwickeln.
- Neuen Mietvertrag anlegen & Konditionen erfassen
- Mieterhöhung rechtssicher dokumentieren
- Staffel- und Indexmieten hinterlegen
- Kündigung erfassen & Auszug abwickeln
Schadensmeldungen bearbeiten
Vom Mieter-Ticket zum erledigten Auftrag: Schäden erfassen, per KI kategorisieren, Handwerker beauftragen und den Fortschritt für alle transparent halten.
- Eingehende Schadensmeldung sichten & priorisieren
- KI-Kategorisierung prüfen und Objekt zuordnen
- Handwerker beauftragen & Termin festhalten
- Mieter informieren und Ticket sauber abschließen
Dokumente per Foto & KI erfassen
Rechnung oder Vertrag abfotografieren oder hochladen — die KI erkennt Kategorie und Objekt automatisch. Du prüfst nur noch und gibst frei.
- Dokument per Upload oder Foto hinzufügen
- KI-Vorschlag für Kategorie und Objekt prüfen
- Zuordnung bestätigen oder korrigieren
- Dokument im Archiv wiederfinden & teilen
Fragen zur Umsetzung?
Die Anleitungen decken den Standardweg ab. Wenn dein Fall davon abweicht — gemischt genutzte Objekte, Sonderfälle in der WEG, Übernahme eines bestehenden Bestands — sprich uns an.
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