Eigentümerversammlung online durchführen
Die Eigentümerversammlung ist der Termin, an dem Formfehler am teuersten sind: Eine zu kurze Ladungsfrist oder ein nicht angekündigter Tagesordnungspunkt macht Beschlüsse anfechtbar. Diese Anleitung führt durch die digitale Versammlung — von der Einladung bis zur Beschluss-Sammlung.
Was du dafür brauchst
- Die WEG ist angelegt, alle Eigentümer sind zugeordnet
- Die aktuellen Miteigentumsanteile — sie bestimmen die Stimmkraft
- Die Teilungserklärung mit dem vereinbarten Stimmprinzip
- Der Wirtschaftsplan oder die Jahresabrechnung, sofern sie beschlossen werden sollen
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Versammlung anlegen & Tagesordnung erstellen
Lege unter „Versammlungen“ die Versammlung mit Datum, Uhrzeit und Ort an. Bei einer reinen Online-Versammlung tritt der Zugangslink an die Stelle des Ortes.
Formuliere jeden Tagesordnungspunkt so konkret, dass die Eigentümer wissen, worüber abgestimmt wird. „Verschiedenes“ trägt keinen Beschluss — was dort auftaucht, ist nicht wirksam beschließbar.
Hänge die Unterlagen direkt an den jeweiligen Punkt: Angebote, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung. Sie gehen mit der Einladung hinaus, statt einzeln nachgereicht zu werden.
Hinweis: Eine rein virtuelle Versammlung setzt einen entsprechenden Beschluss der Gemeinschaft voraus. Ohne diese Grundlage lädst du zur Präsenzversammlung und nutzt die Online-Funktionen ergänzend.
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Eigentümer fristgerecht einladen
Die Einladung muss allen Eigentümern spätestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG), sofern die Teilungserklärung keine längere Frist vorsieht. Vesalo rechnet dir den spätesten Versandtermin aus.
Verschicke die Einladung über die Versammlung. Jeder Eigentümer bekommt sie an seine hinterlegte Adresse, und du siehst, an wen sie hinausging.
Achte auf Eigentümer ohne funktionierende E-Mail-Adresse. Bei ihnen bleibt der Postweg nötig — der Zugang muss im Zweifel nachweisbar sein, und ein nicht zugestellter Beschluss reißt die ganze Versammlung mit.
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Beschlüsse zur Abstimmung freigeben
Zu jedem Tagesordnungspunkt gibst du die Abstimmung frei. Die Eigentümer stimmen online ab; Vesalo gewichtet die Stimmen nach dem Prinzip, das in der Teilungserklärung vereinbart ist — Kopf-, Anteils- oder Objektprinzip.
Prüfe vor der Auswertung die Beschlussfähigkeit und erfasse Vollmachten. Ein Bevollmächtigter stimmt mit der Stimmkraft des Vertretenen; ohne erfasste Vollmacht fehlt diese Stimme in der Zählung.
Für Entscheidungen zwischen zwei Versammlungen gibt es „Umlaufbeschlüsse“. Dort ist die Hürde höher: Ein Umlaufbeschluss in Textform bedarf grundsätzlich der Zustimmung aller Eigentümer.
Hinweis: Bei der Jahresabrechnung wird nur über den Differenzbetrag je Eigentümer beschlossen (§ 28 Abs. 2 WEG), nicht über die Gesamtabrechnung. Vesalo legt genau diesen Betrag zur Abstimmung vor.
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Protokoll generieren und Beschluss-Sammlung pflegen
Nach der Versammlung erzeugt Vesalo unter „Protokoll“ den Entwurf: Tagesordnung, Anwesenheit, Abstimmungsergebnisse und Beschlusswortlaute. Lies ihn durch und ergänze, was mündlich besprochen wurde.
Jeder gefasste Beschluss wandert in die Beschluss-Sammlung. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 24 Abs. 7 WEG) und muss fortlaufend geführt werden — Vesalo nummeriert und datiert automatisch.
Stelle das Protokoll zeitnah ins Eigentümer-Portal. Die Anfechtungsfrist von einem Monat läuft ab der Beschlussfassung; Eigentümer müssen den Wortlaut kennen, um sie überhaupt nutzen zu können.
Danach hast du
Die Versammlung ist fristgerecht eingeladen, jeder Beschluss ist mit gewichtetem Ergebnis dokumentiert, das Protokoll liegt im Portal und die Beschluss-Sammlung ist lückenlos fortgeschrieben.
Weitere Anleitungen
Nebenkostenabrechnung erstellen
Schritt für Schritt zur fertigen Abrechnung: Kostenarten erfassen, Verteilerschlüssel wählen, KI-Entwurf prüfen und rechtssicher freigeben.
- Abrechnungszeitraum & Objekt auswählen
- Kostenpositionen und Belege erfassen
- Verteilerschlüssel je Position festlegen
- KI-Entwurf prüfen und manuell freigeben
Eigentümer-Portal einrichten
Für WEG-Verwalter: Eigentümer einladen, Zugriffsrechte vergeben und Dokumente, Abrechnungen sowie Versammlungen zentral bereitstellen.
- Eigentümergemeinschaft & Einheiten zuordnen
- Eigentümer per E-Mail einladen
- Zugriffsrechte und Sichtbarkeiten festlegen
- Dokumente und Abrechnungen freigeben
Banking-Integration nutzen
Bankkonto sicher anbinden, Umsätze automatisch importieren und Zahlungen per Mausklick den richtigen Mietern und Buchungen zuordnen.
- Bankkonto über die sichere Schnittstelle verbinden
- Umsätze automatisch importieren
- Zahlungseingänge Mietern zuordnen
- Offene Posten und Mahnungen im Blick behalten
Fragen zur Umsetzung?
Die Anleitungen decken den Standardweg ab. Wenn dein Fall davon abweicht — gemischt genutzte Objekte, Sonderfälle in der WEG, Übernahme eines bestehenden Bestands — sprich uns an.
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