Nebenkostenabrechnung erstellen
Die Betriebskostenabrechnung ist der Vorgang, bei dem Fehler am teuersten sind: Eine formal falsche Abrechnung kann Nachforderungen komplett kosten. Vesalo nimmt dir das Rechnen ab, die Verantwortung bleibt bei dir — deshalb gibt es keinen automatischen Versand, sondern eine ausdrückliche Freigabe.
Was du dafür brauchst
- Objekt mit gepflegten Wohnflächen aller Einheiten
- Alle Mietverhältnisse des Abrechnungszeitraums samt Vorauszahlungen
- Belege des Abrechnungsjahres (Heizung, Wasser, Müll, Versicherung, Grundsteuer …)
- Bei Heizung und Warmwasser: die Verbrauchswerte des Ablesedienstes
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Abrechnungszeitraum & Objekt auswählen
Öffne „Nebenkostenabrechnung“ und wähle Objekt und Abrechnungszeitraum. Der Zeitraum umfasst zwölf Monate und entspricht in aller Regel dem Kalenderjahr.
Achte auf die Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens am 31.12. des Folgejahres zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen — Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
Vesalo zeigt dir für den gewählten Zeitraum alle Einheiten mit ihren Mietverhältnissen an. Mieterwechsel mitten im Jahr erkennt das System selbst und rechnet zeitanteilig ab.
Hinweis: Verwaltest du eine WEG, ist die Jahresabrechnung nach § 28 WEG ein anderer Vorgang mit anderen Fristen und Dokumenten. Dafür gibt es „WEG“ und „Jahresabrechnungen“ — nicht diesen Bereich.
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Kostenpositionen und Belege erfassen
Trage unter „Kosten“ jede Position mit Gesamtbetrag und Beleg ein. Umlagefähig sind ausschließlich die 17 Kostenarten des § 2 BetrKV — Vesalo bietet dir genau diese zur Auswahl an.
Nicht umlagefähig sind und bleiben: Instandhaltung und Instandsetzung, Verwaltungskosten bei Wohnraum, Leerstandskosten und seit dem 01.07.2024 auch Kabel-TV. Trägst du so etwas dennoch ein, meldet es die Prüfung im letzten Schritt.
Belege lädst du direkt an der Position hoch. Das ist keine Formalie: Der Mieter hat ein Belegeinsichtsrecht, und eine Position ohne Beleg ist im Streitfall schwer zu halten.
Hinweis: Hausmeisterleistungen musst du aufschlüsseln. Enthält die Rechnung auch Reparaturen, ist der Reparaturanteil Instandhaltung und damit nicht umlagefähig — eine pauschale Position wird sonst komplett angreifbar.
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Verteilerschlüssel je Position festlegen
Jede Position bekommt einen Schlüssel: Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten oder Verbrauch. Ohne abweichende Vereinbarung im Mietvertrag gilt die Wohnfläche.
Heizung und Warmwasser sind gesetzlich gebunden: 50 bis 70 Prozent müssen nach Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche (§§ 6, 7 HeizkostenV). Vesalo lässt dich hier nichts einstellen, was die Verordnung verbietet.
Bei Erdgas und Fernwärme kommt die CO₂-Kostenaufteilung dazu. Nach dem Zehn-Stufen-Modell des CO2KostAufG trägt der Vermieter je nach Gebäudezustand 0 bis 95 Prozent — dieser Anteil darf nicht auf den Mieter umgelegt werden.
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KI-Entwurf prüfen und manuell freigeben
Vesalo erzeugt jetzt einen Entwurf je Einheit und dazu einen Prüfbericht. Der Entwurf enthält die vier Pflichtbestandteile, die der BGH verlangt: Gesamtkosten je Position, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen.
Lies den Prüfbericht vor dem Entwurf. Er listet auf, was rechnerisch auffällt und was du selbst entscheiden musst — etwa eine Position ohne Beleg oder einen Verbrauchswert, der stark vom Vorjahr abweicht.
Erst deine Freigabe macht aus dem Entwurf eine Abrechnung. Vesalo verschickt nichts von allein — bewusst nicht: Die Verantwortung für den Inhalt liegt bei dir, nicht bei einem Modell.
Hinweis: Nach Zugang hat der Mieter zwölf Monate Zeit für Einwendungen. Archiviere Abrechnung und Belege deshalb vollständig — Vesalo legt beides automatisch beim Objekt ab.
Danach hast du
Für jede Einheit liegt eine geprüfte, freigegebene Abrechnung mit allen vier Pflichtbestandteilen vor, die Belege sind zugeordnet und der Prüfbericht dokumentiert, worauf du geachtet hast.
Weitere Anleitungen
Eigentümer-Portal einrichten
Für WEG-Verwalter: Eigentümer einladen, Zugriffsrechte vergeben und Dokumente, Abrechnungen sowie Versammlungen zentral bereitstellen.
- Eigentümergemeinschaft & Einheiten zuordnen
- Eigentümer per E-Mail einladen
- Zugriffsrechte und Sichtbarkeiten festlegen
- Dokumente und Abrechnungen freigeben
Banking-Integration nutzen
Bankkonto sicher anbinden, Umsätze automatisch importieren und Zahlungen per Mausklick den richtigen Mietern und Buchungen zuordnen.
- Bankkonto über die sichere Schnittstelle verbinden
- Umsätze automatisch importieren
- Zahlungseingänge Mietern zuordnen
- Offene Posten und Mahnungen im Blick behalten
Eigentümerversammlung online durchführen
Für WEG-Verwalter: Versammlung digital vorbereiten, fristgerecht einladen, Beschlüsse online abstimmen lassen und das Protokoll automatisch erstellen.
- Versammlung anlegen & Tagesordnung erstellen
- Eigentümer fristgerecht einladen
- Beschlüsse zur Abstimmung freigeben
- Protokoll generieren und Beschluss-Sammlung pflegen
Fragen zur Umsetzung?
Die Anleitungen decken den Standardweg ab. Wenn dein Fall davon abweicht — gemischt genutzte Objekte, Sonderfälle in der WEG, Übernahme eines bestehenden Bestands — sprich uns an.
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