Eigentümer-Portal einrichten
Das Eigentümer-Portal ersetzt den Verteiler aus E-Mails und Papierkopien: Jeder Eigentümer sieht seine eigenen Unterlagen selbst, jederzeit, ohne dass jemand etwas heraussuchen muss. Diese Anleitung richtet es für eine Gemeinschaft ein.
Was du dafür brauchst
- Das Objekt ist als WEG angelegt
- Die Teilungserklärung mit den Miteigentumsanteilen liegt vor
- Name und E-Mail-Adresse jedes Eigentümers
- Bei vermieteten Einheiten: wer Eigentümer ist und wer dort wohnt
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Eigentümergemeinschaft & Einheiten zuordnen
Öffne „WEG“ und lege die Gemeinschaft zum Objekt an. Anschließend ordnest du jeder Einheit ihren Eigentümer und den Miteigentumsanteil aus der Teilungserklärung zu.
Die Miteigentumsanteile sind der Verteilerschlüssel für Hausgeld und Jahresabrechnung — sie müssen in der Summe die Gesamtanteile ergeben. Vesalo weist dich auf eine Differenz hin, statt sie stillschweigend zu verrechnen.
Gehören einer Person mehrere Einheiten, ordne sie einzeln zu. Vesalo fasst sie in der Ansicht des Eigentümers automatisch zusammen, rechnet aber je Einheit.
Hinweis: Eigentümer und Vermieter sind in Vesalo zwei getrennte Begriffe. Ein Miteigentümer einer WEG bekommt seinen Zugriff über die Zuordnung hier — nicht dadurch, dass er als Kontakt am Objekt steht.
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Eigentümer per E-Mail einladen
Unter „Eigentümer“ verschickst du die Einladungen. Jeder Eigentümer bekommt eine E-Mail mit einem persönlichen Link und vergibt sein Passwort selbst — du siehst und vergibst keine Passwörter.
Kontrolliere die Adressen vor dem Versand. Eine nicht existierende Adresse führt zu einem Hard-Bounce; Vesalo markiert die Adresse dann und stellt den automatischen Versand dorthin ein.
Wer nicht reagiert, taucht in der Liste weiter als „eingeladen“ auf. Du kannst die Einladung erneut senden, ohne den Vorgang neu anzulegen.
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Zugriffsrechte und Sichtbarkeiten festlegen
Ein Eigentümer sieht standardmäßig ausschließlich seine eigenen Einheiten: seine Abrechnung, seine Dokumente, die Tickets seiner Einheiten. Fremde Einheiten bleiben verborgen — auch innerhalb derselben Gemeinschaft.
Gemeinschaftliche Unterlagen — Gesamtabrechnung, Wirtschaftsplan, Protokolle, Beschluss-Sammlung — gibst du bewusst für alle frei. Diese Trennung ist der Kern des Portals: gemeinschaftlich ist gemeinschaftlich, individuell bleibt individuell.
Verwaltungsbeiräte können erweiterte Einsicht bekommen. Vergib sie gezielt und nicht pauschal — auch der Beirat hat kein allgemeines Recht auf die Mieterdaten fremder Einheiten.
Hinweis: Vermietet ein Eigentümer seine Einheit, sieht er die Objektdaten, aber nicht ohne Weiteres alles, was sein Mieter in der Mieter-App eingibt. Prüfe die Sichtbarkeit im Zweifel, bevor du eine Unterlage freigibst.
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Dokumente und Abrechnungen freigeben
Dokumente lädst du unter „Dokumente“ hoch und setzt sie auf das Objekt oder auf eine Einheit. Objektweite Ablage bedeutet: für alle Eigentümer sichtbar. Einheitenbezogene Ablage bedeutet: nur für diesen einen.
Die WEG-Jahresabrechnung besteht seit der Reform 2020 aus drei Teilen: Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung je Eigentümer und Vermögensbericht. Vesalo erzeugt alle drei und legt die Einzelabrechnung jeweils beim richtigen Eigentümer ab.
Beschlossen wird nach § 28 Abs. 2 WEG nur der Differenzbetrag: der Eigenanteil des Eigentümers abzüglich des Hausgelds, das er laut Wirtschaftsplan schuldete. Maßgeblich ist dieses Soll — nicht das, was er tatsächlich gezahlt hat.
Danach hast du
Alle Eigentümer haben einen eigenen Zugang, sehen ihre Einheiten und die gemeinschaftlichen Unterlagen — und nichts darüber hinaus. Abrechnungen landen automatisch beim richtigen Empfänger.
Weitere Anleitungen
Nebenkostenabrechnung erstellen
Schritt für Schritt zur fertigen Abrechnung: Kostenarten erfassen, Verteilerschlüssel wählen, KI-Entwurf prüfen und rechtssicher freigeben.
- Abrechnungszeitraum & Objekt auswählen
- Kostenpositionen und Belege erfassen
- Verteilerschlüssel je Position festlegen
- KI-Entwurf prüfen und manuell freigeben
Banking-Integration nutzen
Bankkonto sicher anbinden, Umsätze automatisch importieren und Zahlungen per Mausklick den richtigen Mietern und Buchungen zuordnen.
- Bankkonto über die sichere Schnittstelle verbinden
- Umsätze automatisch importieren
- Zahlungseingänge Mietern zuordnen
- Offene Posten und Mahnungen im Blick behalten
Eigentümerversammlung online durchführen
Für WEG-Verwalter: Versammlung digital vorbereiten, fristgerecht einladen, Beschlüsse online abstimmen lassen und das Protokoll automatisch erstellen.
- Versammlung anlegen & Tagesordnung erstellen
- Eigentümer fristgerecht einladen
- Beschlüsse zur Abstimmung freigeben
- Protokoll generieren und Beschluss-Sammlung pflegen
Fragen zur Umsetzung?
Die Anleitungen decken den Standardweg ab. Wenn dein Fall davon abweicht — gemischt genutzte Objekte, Sonderfälle in der WEG, Übernahme eines bestehenden Bestands — sprich uns an.
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