Postfach: E-Mails richtig zuordnen
In einem normalen Postfach liegt die Verwaltungsgeschichte eines Objekts verstreut über Jahre und Absender. Vesalos Postfach hängt jede Nachricht an den Vorgang, zu dem sie gehört — danach ist der Verlauf am Objekt vollständig, nicht im Kopf einer einzelnen Person.
Was du dafür brauchst
- Ein in „Einstellungen“ verbundenes Postfach
- Angelegte Objekte, Mieter und Mietverhältnisse als Zuordnungsziele
- Geklärt, welche Adresse deine Mieter tatsächlich anschreiben
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Postfach öffnen und neue Nachrichten sichten
Unter „Postfach“ laufen die eingehenden Mails auf. Vesalo versucht, den Absender anhand seiner Adresse einem bekannten Mieter, Eigentümer oder Handwerker zuzuordnen, und zeigt den Bezug direkt an der Nachricht.
Unbekannte Absender bleiben bewusst unzugeordnet stehen, statt geraten zu werden. Interessenten und neue Kontakte sind der Normalfall — nicht jede Mail gehört zu einem bestehenden Vorgang.
Arbeite die Liste von oben nach unten ab. Eine zugeordnete Nachricht verschwindet nicht, sie ist danach zusätzlich am Objekt oder Ticket sichtbar.
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E-Mail einem Objekt, Mieter oder Ticket zuordnen
Wähle an der Nachricht das Ziel: Objekt, Mietverhältnis oder ein bestehendes Ticket. Der komplette Verlauf einschließlich Anhängen hängt danach am Vorgang.
Anhänge übernimmst du in einem Schritt ins Dokumentenarchiv — eine Handwerkerrechnung aus einer Mail landet so direkt beim richtigen Objekt, ohne Zwischenspeichern auf der Festplatte.
Bei mehreren Objekten desselben Eigentümers reicht die Absenderadresse nicht. Sieh in solchen Fällen in den Text: Die Objektadresse steht fast immer darin.
Hinweis: Die Zuordnung ist der eigentliche Nutzen des Postfachs. Eine gelesene, aber nicht zugeordnete Mail ist für den Vorgang so gut wie nicht vorhanden — beim Nachfassen fehlt sie.
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Aus einer Mail direkt ein Ticket erstellen
Meldet ein Mieter per E-Mail einen Schaden, erzeugst du aus der Nachricht ein Ticket. Betreff, Text und Anhänge werden übernommen, Objekt und Mietverhältnis aus der Zuordnung gesetzt.
Das Ticket durchläuft danach den normalen Weg: Priorität setzen, Kategorie prüfen, Handwerker beauftragen. Der Mieter sieht den Stand in seiner App, auch wenn er per Mail gemeldet hat.
Antworte im Ticket, nicht im Postfach. Nur so bleiben Meldung, Auftrag, Termin und Rückmeldung an einer Stelle.
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Weiterleitungs- und Auto-Antwort-Regeln einrichten
Unter „Regeln“ legst du fest, was mit bestimmten Nachrichten automatisch geschieht — etwa: Mails eines bestimmten Objekts an eine Kollegin weiterleiten, oder Nachrichten mit „Heizung“ im Betreff vorrangig markieren.
Unter „Auto-Antworten“ richtest du die Eingangsbestätigung ein. Sie geht einmal pro Absender und Stunde hinaus und beantwortet keine Automaten-Adressen — sonst schaukeln sich zwei Systeme gegenseitig hoch.
Formuliere die Bestätigung ehrlich: dass die Nachricht angekommen ist und bis wann eine Antwort kommt. Eine Bestätigung, die Bearbeitung suggeriert, wo noch keine stattfindet, erzeugt genau die Nachfragen, die sie verhindern soll.
Hinweis: Prüfe jede neue Regel an einer echten Nachricht. Eine Regel, die stillschweigend nicht greift, merkt man erst, wenn eine wichtige Mail unbeantwortet geblieben ist.
Danach hast du
Eingehende Mails sind ihren Vorgängen zugeordnet, Anhänge liegen im Archiv, Schadensmeldungen aus E-Mails laufen als Tickets — und der Verlauf zu einem Objekt ist vollständig am Objekt nachlesbar.
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Schritt für Schritt zur fertigen Abrechnung: Kostenarten erfassen, Verteilerschlüssel wählen, KI-Entwurf prüfen und rechtssicher freigeben.
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Fragen zur Umsetzung?
Die Anleitungen decken den Standardweg ab. Wenn dein Fall davon abweicht — gemischt genutzte Objekte, Sonderfälle in der WEG, Übernahme eines bestehenden Bestands — sprich uns an.
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