Hausgeld und Nebenkosten abrechnen 2026

Zwei Abrechnungen, zwei Empfänger

Eine vermietete Eigentumswohnung erzeugt zwei Abrechnungen:

Hausgeldabrechnung — vom Verwalter an den Eigentümer (Grundlage: § 28 Abs. 2 WEG)
Betriebs-/Nebenkostenabrechnung — vom Eigentümer an den Mieter (Grundlage: § 556 BGB + BetrKV)

Die beiden basieren teils auf gleichen Posten — sind aber rechtlich nicht dasselbe und haben unterschiedliche Fristen.

Hausgeldabrechnung: Frist + Inhalt

Frist: Ein festes Datum nennt das Gesetz nicht — die Jahresabrechnung wird „nach Ablauf des Kalenderjahres“ aufgestellt und beschlossen (§ 28 Abs. 2 WEG). In der Praxis gelten rund sechs Monate; viele Verwalterverträge legen eine Frist ausdrücklich fest. Vorgelegt werden muss sie so rechtzeitig, dass der Verwaltungsbeirat prüfen kann.

Inhalt (Gesamtabrechnung + Einzelabrechnung pro Eigentümer):

Einnahmen: geleistete Hausgeld-Vorauszahlungen, Mahngebühren, Zinsen, Sonderumlagen
Ausgaben nach Kostenarten: Versicherungen, Wartung, Hausmeister, Heizung, etc.
Bestand der Erhaltungsrücklage zum Stichtag
Saldo pro Eigentümer: Nachzahlung oder Guthaben

Bei der WEG-Reform 2020 ist das Beschluss-Objekt präzisiert worden: Beschlossen werden die Vorschüsse (Wirtschaftsplan) bzw. die Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (Jahresabrechnung) — nicht mehr die ganze Abrechnung, nur das, was finanziell wirkt.

Betriebskostenabrechnung: Frist + Maßstäbe

Frist: Vermieter muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Versäumt er das, verliert er Nachforderungsansprüche — Guthaben muss er aber dennoch erstatten.

Was umlegbar ist: nur was in § 2 BetrKV aufgezählt ist und im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart wurde. Klassische Posten:

Grundsteuer
Wasser/Abwasser
Heizung + Warmwasser (über Heizkostenverordnung)
Müll
Hausstrom
Hausmeister (nur Wartungsanteil)
Versicherungen (Gebäude, Haftpflicht)
Aufzug
Gartenpflege

Nicht umlegbar: Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungs- rücklage.

Abrechnungsmaßstab

Standard im Mietrecht: Wohnfläche (§ 556a BGB). Heizung + Warmwasser zwingend nach Verbrauch (mind. 50 %, max. 70 %, HeizkostenV).

In der WEG-Abrechnung werden die Kosten nach Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt; ein abweichender Schlüssel gilt nur, wenn eine Vereinbarung (etwa die Teilungserklärung) oder ein Beschluss ihn festlegt.

Häufigste Fehler in der Praxis

Verspätete Abrechnung gegenüber Mieter — Anspruch auf Nachzahlung verfallen
Hausgeldsaldo vergessen weiterzugeben — Eigentümer schluckt Zahlungsausfall
Wartungs- vs. Reparaturkosten gemischt — typisch bei Heizung/Aufzug, nur Wartung umlegbar
Heizkostenabrechnung ohne Verbrauchserfassung — Mieter darf pauschal um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV)
Vorauszahlungs-Anpassung nicht beschlossen — neuer Plan im Wirtschaftsplan-Beschluss

Tipp für vermietende Eigentümer

Mietvertrag prüfen lassen, ob alle Posten der heutigen Hausgeldabrechnung auch wirklich umlagefähig vereinbart sind. Spätere Anpassung geht nur mit Mieter-Zustimmung — also vor jedem neuen Mietvertrag prüfen.

Fazit

Wer beide Abrechnungen sauber trennt, vermeidet 80 % der Auseinandersetzungen. Der Schlüssel ist dokumentierte Belege und transparente Maßstäbe — beides Kerngeschäft einer guten Hausverwaltung.