WEG-Verwalter wechseln — Schritt für Schritt

Wann ein Verwalter-Wechsel sinnvoll ist

Die häufigsten Gründe in unserer Praxis:

Hausgeldabrechnungen kommen seit Jahren verspätet
Eigentümerversammlung wird nicht jährlich einberufen
Anfragen bleiben tagelang unbeantwortet
Verdacht auf Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung
Verwalter ist seit der WEG-Reform 2020 nicht mitgegangen (Online-Teilnahme nach § 23 Abs. 1 S. 2 WEG, digitale Beschlusssammlung, etc.)

Schritt 1: Beschluss vorbereiten

Die WEG kann den Verwalter jederzeit ohne Grund abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG, seit Reform). Dafür braucht es:

Eigentümerversammlung — entweder die jährliche oder eine außerordentliche. Der Verwalter muss einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer das in Textform mit Zweck und Gründen verlangt. Fehlt er oder weigert er sich, beruft der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein ermächtigter Eigentümer ein.
Tagesordnung muss zwei Punkte enthalten:
- "Abberufung des aktuellen Verwalters"
- "Bestellung eines neuen Verwalters"
Mehrheit: einfache Stimmenmehrheit reicht (§ 25 Abs. 1 WEG).

Schritt 2: Neuen Verwalter auswählen

Vor der Versammlung mindestens drei Angebote einholen. Achten auf:

Aktive § 34c Gewerbeerlaubnis (Pflicht für Wohnimmobilienverwalter)
Berufshaftpflicht mit mind. 500.000 € pro Schadensfall und 1 Mio. € pro Jahr (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO i. V. m. § 15 MaBV)
Fortbildungsnachweis 20 Stunden in 3 Jahren (MaBV § 15b)
Erfahrung mit ähnlich großen WEGs
Digitales Portal für Belegeinsicht
Klare Honorarstruktur, schriftlich

Schritt 3: Verwaltervertrag schließen

Bestellung: höchstens 5 Jahre; erste Bestellung nach Begründung höchstens 3 Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Wiederbestellung frühestens 1 Jahr vor Ablauf. Vertragspartner ist die Gemeinschaft. Der Vertrag sollte VDIV-konform sein und enthalten:

Honorar (Pauschale + Sondervergütungen explizit); eine Vergütungsänderung gilt erst, wenn die Gemeinschaft sie beschließt
Leistungsumfang im Detail
Vertragsende: Abberufung jederzeit, der Vertrag endet spätestens 6 Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG)
Pflicht zur Versicherungsnachweis-Vorlage jährlich

Schritt 4: Übergabe organisieren

Spätestens 30 Tage nach Beschluss sollte der Übergabe-Termin stattfinden. Vom Alt-Verwalter sind herauszugeben:

Komplette Buchhaltung (mind. 10 Jahre rückwirkend)
Beschluss-Sammlung (Original)
Versicherungs-Policen
Wartungsverträge mit Dienstleistern
Mieter- und Eigentümer-Stammdaten
Bankvollmachten zurückziehen, neue erteilen
Schlüsselbestand
Hausgeld-Forderungen-Liste mit Saldo pro Eigentümer

Häufige Fehler

Fehler 1: Erst kündigen, dann neuen Verwalter suchen — entstehende Lücke ist haftungsrechtlich problematisch.

Fehler 2: Übergabe ohne schriftliches Protokoll — bei Streitigkeiten später nicht beweisbar.

Fehler 3: Bankvollmachten beim Alt-Verwalter vergessen — riskant, wenn dieser im Streit ausscheidet.

Fazit

Verwalter-Wechsel ist mit 3–4 Monaten Vorlauf entspannt machbar. Der Beschluss selbst ist Routine; die saubere Übergabe entscheidet, ob die WEG nachher klar aufgestellt ist oder im Datenchaos.